DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son comprobantes de transacciones comerciales y/o financieras, emitidos por los comerciantes o las empresas.
Utilidad:
- Son una constancia de las operaciones realizadas.
- Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

CLASIFICACION
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Nota de compra:

También llamada Orden de Compra o Nota de Pedido, es el documento que el comprador envía al vendedor especificando los bienes que desea comprar, su precio, las condiciones de pago y, en algunos casos, la fecha y la forma de envío de la mercadería.

Nota de venta:

Es el documento por el cual el vendedor da respuesta al comprador luego de haber recibido su Orden de Compra, o que confecciona el vendedor o su viajante cuando se pacta una venta.
Para el caso de que el comprador haya realizado su pedido verbal o telefónicamente, la Nota de Venta permite "cerrar trato", es decir, asegurar la operación.

Remisión:

Tiene dos objetivos diferentes:
- Para el comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadería solicitada y, fundamentalmente, para controlar las mercaderías que recibe con la posterior facturación.
- Para el vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercadería, que el comprador recibió conforme y, en base a la remisión, confeccionar la Factura.

Factura:

Es el documento que el vendedor envía al comprador.

Todas las facturas deben tener determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos. Es un documento registrable.

Ticket:

Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tickets sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP.

Recibo:

Quien recibe un pago, deja constancia de los valores o bienes recibidos y el concepto por el cual los recibe, extendiendo un Recibo. Este documento tiene importancia:

- Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.

- Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.

Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

Nota de débito:

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito. Las causas que generan su emisión pueden ser:
- Error en menos en la facturación.
- Intereses.
- Gastos por fletes.
- Gastos bancarios, etc.
La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.

Nota de crédito:

Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:
- Error de más en la facturación.
- Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
- Devolución de mercancías
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Resumen de cuenta:

Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:

- Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente